Surat Setuju Terima

Surat Setuju Terima atau lebih dikenali sebagai SST adalah satu dokumen perniagaan yang dikeluarkan oleh agensi kerajaan kepada kontraktor yang bersetuju menerima tawaran melaksanakan kontrak yang diberikan kepada mereka, melalui penyertaan sebutharga atau tender.

Contoh dokumen SST ini selalunya dilampirkan dalam dokumen sebutharga atau tender.

SST juga dikenali sebagai Letter of Acceptance.

Surat Niat

Sebelum SST dikeluarkan, Surat Niat diberikan kepada kontraktor bagi memuktamadkan perincian terma dan syarat kontrak.

Butiran SST

Didalam dokumen SST disebutkan beberapa perkara penting seperti:

1. Harga Kontrak
2. Tempoh Kontrak
3. Butiran Kontrak, Terma dan Syarat kontrak
4. Pengemukaan dokumen-dokumen awalan
5. Surat Akuan Pembida Berjaya
6. Surat Akuan Sumpah Syarikat
7. Penerimaan SST oleh kontraktor dengan menandatangani surat SST bersama dengan wakil kontraktor dan dimeteri dengan cap syarikat kontraktor.

Pembatalan SST

SST boleh dibatalkan sekiranya

1. Kontraktor gagal mematuhi terma dan syarat kontrak atau gagal mengemukakan butiran kontrak, dokumen awalan dan Surat Akuan Pembida Berjaya dan menandatangani surat penerimaan SST.
2. Kontraktor didapati mengemukakan dokumen palsu atau memalsukan maklumat dalam mana-mana sijil atau dokumen yang wajib disertakan semasa penyertaan sebutharga atau tender.
3. Kontraktor mengemukakan Bon Perlaksanaan atau Polisi Insuran yang palsu.
4. Kontraktor membenarkan entiti lain menggunakan mana-mana Sijil Pendaftaran seperti Sijil MoF, CIDB, ST, SPAN dan lain-lain semasa mengemukakan tender dan sebutharga.
5. Kontraktor terlibat dalam kegiatan kartel bagi tujuan mengepung dan membuat pakatan harga.
6. Kontraktor telah membuat subkontrak secara penuh atau sebahagiannya tanpa kelulusan agensi kerajaan yang menawarkan kontrak.
7. Pemilik syarikat terlibat dalam kesalahan jenayah atau syarikat digulungkan.
8. Bekalan barang, kerja atau perkhidmatan menggunakan bahan yang tidak diluluskan atau tidak mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan.

Dokumen Awalan Kontrak

Dalam perolehan bekalan dari agensi kerajaan, kontraktor dikehendaki mengemukakan dokumen awalan kontrak sebelum skop kerja utama dilaksanakan. Antara dokumen awalan yang perlu dikemukakan adalah:

1. Jaminan Pelaksanaan mengikut nilai kontrak
2. Polisi Insuran seperti yang dikehendaki
3. Surat Pendaftaran Majikan bersama PERKESO atau Borang Bayaran PERKESO yang memaparkan Nombor Kod Majikan
4. Surat Pendaftaran Majikan bersama KWSP atau Borang Bayaran KWSP yang memaparkan Nombor Pendaftaran Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)

Butiran Kontrak

Borang Butiran Kontrak adalah satu borang yang perlu diisi oleh kontraktor dengan maklumat-maklumat seperti:

1. Butiran pendaftaran dengan SSM, MoF dan CIDB.
2. Butiran kontrak seperti harga, tempoh, tarikh mula dan tarikh tamat.
3. Jadual bekalan dan spesifikasi bekalan.
4. Maklumat Bon seperti Kadar, Formula, Nilai, Bentuk Bon Pelaksanaan dan Tempoh Sah Laku Bon.
5. Maklumat No Pendaftaran Majikan bersama PERKESO dan Socso serta Polisi Insuran.
6. Maklumat Denda Lewat atau Gagal Membekalkan Barang atau Liquidated & Ascertained Damages (LAD) seperti kadar harian dan formula yang dikenakan.

Surat Akuan Pembida Berjaya

1. Surat Akuan Pembida Berjaya adalah surat pengisytiharan kontraktor untuk tidak menawar atau memberi rasuah kepada mana-mana pihak yang terlibat dalam perlaksanaan kontrak.
2. Surat ini juga mengisytiharkan bahawa kontraktor bersetuju tindakan akan dikenakan kepadanya sekiranya ia didapati bersalah dalam menawar atau memberi rasuah kepada mana-mana pihak yang terlibat dalam perlaksanaan kontrak.
3. Tindakan yang lazim dikenakan kepada kontraktor adalah sama ada, tawaran kontrak ditarik balik, dibatalkan, ditamatkan atau tindakan yang sewajarnya mengikut peraturan perolehan kerja.
4. Kontraktor juga perlu berjanji akan melaporkan sebarang aktiviti rasuah semasa bekalan dilaksanakan kepada pejabat Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) atau balai polis yang berhampiran.

Surat Akuan Sumpah Syarikat

Surat Akuan Sumpah Syarikat adalah Surat Akuan Bersumpah yang dibuat di hadapan Pesuruhjaya Sumpah dengan kepercayaan maklumat dalam surat akuan itu adalah benar menurut Akta 783, Akta Akuan Berkanun 1960.

Dalam Surat Akuan ini, kontraktor akan mengangkat sumpah bahawa:

1. Kontraktor TIDAK membuat salah nyataan (misrepresentation) atau mengemukakan maklumat
   palsu semasa berurusan dengan Kerajaan bagi perolehan ini atau melakukan apa-apa
   perbuatan lain, seperti memalsukan maklumat dalam Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat,
2. Kontraktor TIDAK membenarkan Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat disalahgunakan oleh individu/syarikat lain,
3. Kontraktor TIDAK terlibat dalam membuat pakatan harga dengan syarikat-syarikat lain atau apa-apa pakatan sepanjang proses penyertaan sebut harga atau tender sehingga dokumen kontrak ditandatangani
4. Pengarah, pemilik atau rakan kongsi kontraktor TIDAK disabitkan atas kesalahan jenayah di dalam
   atau luar Malaysia; dan
5. Syarikat Kontraktor TIDAK digulungkan.

Sekiranya maklumat dalam surat akuan ini didapati tidak benar, kerajaan mempunyai hak untuk membatalkan kontrak.