Pesanan / Inden Kerajaan

Pesanan Kerajaan adalah satu dokumen perniagaan yang dikeluarkan oleh kerajaan bagi bagi membuat sebarang pesanan bekalan barang, kerja binaan atau perkhidmatan yang bernilai kurang dari RM20,000.00.

1. Bagi pesanan bekalan barang dan perkhidmatan, ia dilaksanakan menggunakan sistem ePerolehan atas talian dengan penggunaan aplikasi eP enabled.
2. Bagi pesanan yang tidak dilaksanakan melalui eP enable, Pesanan Kerajaan dikeluarkan secara manual.
3. Bagi pesanan bekalan kerja, dokumen pesanan kerajaan yang dikeluarkan dinamakan Inden Kerajaan.

Pesanan Kerajaan Yang Sah

Pesanan Kerajaan hanya sah apabila

1. Ditandatangani oleh pegawai kerajaan yang diberi kuasa. Nama pegawai yang menandatangani Pesanan Kerajaan hendaklah dicap atau dicatatkan dalam borang Pesanan Kerajaan.
2. Mempunyai No Dokumen
3. Mengandungi skop kerja, nilai kerja dan tempoh perlaksanaan bekalan yang jelas.

Jumlah Salinan Pesanan

Pesanan Kerajaan disediakan dalam tiga salinan. Dua salinan untuk simpanan pembekal atau kontraktor dan satu salinan untuk simpanan agesi kerajaan yang mengeluarkan pesanan tersebut.

Salinan Asal Pesanan Kerajaan hendaklah disertakan bersama invois apabila membuat tuntutan bayaran.

Salinan kedua hendaklah disimpan oleh pembekal atau kontraktor sebagai dokumen kewangan mereka.

Tuntutan Bayaran

Apabila pembekal atau kontraktor mahu membuat tuntutan bayaran, dokumen yang perlu disertakan adalah:

1. Invois rasmi pembekal dan kontraktor dalam dua salinan. Satu untuk agensi kerajaan dan satu untuk simpanan kontraktor. Kedua salinan mestilah ditandatangani dan diletakkan tarikh penerimaan oleh wakil agensi kerajaan sebagai bukti tuntutan telah dikemukakan.

2. Salinan Asal Pesanan Kerajaan

3. Nota Serahan Kerja atau Delivery Order yang dikemukakan semasa bekalan diserahkan. Nota Serahan Kerja mestilah ditandatangani dan diletakkan tarikh penerimaan oleh wakil agensi kerajaan yang menerima bekalan sebagai bukti bekalan telah dilaksanakan.

4. Gambar bekalan. Bagi kerja binaan letakkan gambar sebelum kerja dilaksanakan, semasa kerja dilaksanakan serta setelah kerja dilaksanakan.

5. Kad Jaminan atau Waranti sekiranya ada.

6. Laporan Kerja sekiranya melibatkan kerja-kerja teknikal.

www.mahanom.com