Era Kini, Era Kontraktor Berbakat
Telah banyak diperkatakan tentang tender terbuka. Sebenarnya bagi kontraktor yang memang berdikari dan tidak bergantung kepada tongkat, tiada masalah mendapatkan projek swasta mahupun melalui tender dan sebutharga.
Menyertai tender terbuka bukanlah satu masalah besar bagi yang sudah ada pengalaman.
Bagi pelapis industri pula, sentiasa ada kali pertama untuk melakukan sesuatu yang baru.
Bagi kontraktor lama pula, ramai mengadu tidak pernah berjaya mendapat tawaran dan menyalahkan komitee kerana tidak memilih mereka.
Ada banyak kriteria yang dinilaikan oleh komitee. Bukan sekadar berdaftar dengan CIDB dan MoF. Bukan hanya kerana harga.
Untuk melantik kontraktor dan pembekal penilaian akan diberikan dari banyak sudut.
Saya kongsikan disini 9 perkara asas dahulu, perlu teliti supaya tender atau sebutharga yang disertai tidak terbatal kerana kecuaian tanpa sedari.
.
1. Berdaftar Sebagai Pembekal atau Kontraktor
Untuk menyertai mana-mana tender atau sebutharga yang dikeluarkan pelanggan, kontraktor mestilah berdaftar sebagai pembekal kepada pelanggan dahulu.
Sekurang-kurangnya kontraktor mestilah memiliki sijil dan lesen berdaftar dari CIDB mahupun MOF.
Sekiranya kerja yang dikeluarkan perlu kompetensi kerja elektrik, kontraktor juga perlu berdaftar dengan Suruhanjaya Tenaga.
Pastikan lesen masih sah tamat tempoh sekurang-kurangnya 3 bulan setelah tarikh tutup tender.
2. Ada Kod Bidang Untuk Sertai Tender dan Sebutharga.
Pelanggan yang membuka tawaran akan menyatakan kategori atau kod bidang yang perlu kontraktor ada untuk menyertai sebutharga dan tender tersebut.
Sekiranya tiada, kontraktor boleh meminta kebenaran dari pengeluar lesen dan sijil untuk menyertai tender tersebut.
Jika kerja dianugerahkan, kontraktor wajib mendaftarkan kod bidang tersebut dengan segera dalam tempoh yang dinyatakan.
Kelas Online untuk Ilmu Tender dan Sebutharga, boleh daftar sini
3. Lawatan Tapak
Apabila hebahan dibuat untuk tawaran penyertaan sebutharga dan tender, akan dinyatakan samada penender perlu atau tidak untuk hadir lawatan tapak.
Jika dinyatakan, maka wajiblah penender hadir pada waktu yang ditetapkan. Ini kerana kehadiran akan direkodkan. Jika tidak hadir, mereka tidak dibenarkan menyertai tender tersebut.
Ada juga tawaran dibuka tanpa perlu melawat tapak. Tiada masalah bila spesifikasi tawaran adalah berdasarkan kuantiti yang pelanggan beri,
Tetapi jika spesifikasi adalah merujuk kepada keadaan semasa tapak, maka eloklah penender melihat kawasan tapak atas inisiatif sendiri supaya harga yang ditawarkan lebih tepat.
4. Tandatangani setiap dokumen yang dikehendaki.
Ada beberapa dokumen yang wajib penender tandatangani.
Antaranya Integriti Pact, Tawaran Harga, Ringkasan Tawaran Harga, Detail Harga dan sebagainya.
Pastikan setiap dokumen ini ditandatangani penuh, beserta cop rasmi perniagaan.
Jika tidak, dokumen tender boleh dibatalkan penyertaannya.
5. Pen Hitam Sahaja
Pen Merah, pen biru semua simpan.
Dokumen tender mestilah diisi dengan menggunakan dakwat kering berwarna hitam.
Bagi dokumen online, gunakan font yang jelas dan mudah difahami seperti Arial, Calibri, Times New Roman, Vernada dan seumpamanya.
Pastikan juga font ini menggunakan warna hitam. Bukan suka suka letak pelbagai warna.
6. Kesilapan Menulis
Adakalanya penender akan tersilap tulis. Terutama perkara yang melibatkan angka.
Bila ini berlaku, penender dilarang sama sekali menggunakan apa bentuk pemadam.
Penender hanya perlu meletakkan satu garisan di tengah perkataan yang tersilap itu. Diikuti dengan perkataan yang betul diatasnya. Dan letak tandatangan kecil bagi mengesahkan pembetulan yang dilakukan.
7. Dokumen Wajib Bila Diminta
Dalam tawaran tender dan sebutharga, pelanggan akan menyenaraikan keperluan dokumen sokongan yang diperlukan.
Antaranya adalah salinan sijil dan lesen, penyata bank, salinan tawaran kerja dari pelanggan lain.
Walaupun ada dokumen ini disertakan dalam profil perniagaan, adalah lebih baik jika penender meletakkan semua dokumen yang dikehendaki dalam satu lampiran khas.
Ini lebih mudah bagi komitee membuat pengesahan dokumen lampiran dari terpaksa mencari-cari sendiri dalam profil perniagaan yang kita beri itu.
8. Hantar Sebelum Kotak Tender Di Tutup
Tanyalah usahawan yang pernah menyertai tender. Hari tutup tender selalu diklasifikasikan sebagai ‘hari bencana’.
Ini kerana pada hari tersebut, mesin fotostat akan tiba-tiba meragam. Boleh jadi juga sampul envelop habis di kedai.
Jika tender dihantar secara online, tiba-tiba juga internet akan perlahan dan jam.
Pastikan tender dan sebutharga disiapkan lebih awal. Jika disebut tutup pada 12tengahari, usahakan untuk masuk dalam kotak tender satu jam lebih awal.
Jika kotak tender sudah penuh, jangan sesekali cuba sumbatkan atau letak ditepi atau atas kotak tender.satu lampiran khas.
9. Jangan Salah Alamat
Pastikan tender dihantar di alamat yang ditulis dalam dokumen tender.
Usah pandai-pandai buat andaian bahawa tender yang dikeluarkan di kaunter A, mesti dihantar di kotak tender berhampiran kaunter tersebut juga.
Apabila kita menghantar dan memasukkan di kotak tender yang salah. Tender dan sebutharga tersebut akan dibatalkan. Maka sia-sialah usaha kita menyediakan tender dan sebutharga tersebut berhari-hari.
Kelas Online untuk Ilmu Tender dan Sebutharga, boleh daftar sini