Dokumen Perniagaan Kontraktor

Nak uruskan perniagaan kontraktor kena belajar menguruskan dokumen perniagaan.

Dokumen perniagaan ada pelbagai.

dokumen pemasaran

dokumen projek

dokumen kewangan

dokumen hr

dokumen tadbir urus

Yang selalunya bila saya bantu audit kontraktor, dokumen projek dan dokumen kewangan lah yang paling berterabur. Padahal inilah dokumen penting dan tulang belakang pengurusan perniagaan.

1. Bila kita buat marketing, kita akan keluarkan sebutharga, atau menyertai pelawaan tender.

Ini dokumen marketing. Simpan dokumen ni baik baik sebab kalau kena audit dengan SPRM, dokumen ni yang akan diminta sebagai bukti cara kita dapat kerja.

2. Bila dapat kerja dan pelanggan beri PO – itu adalah dokumen projek.

bagi pasaran kerajaan PO itu boleh terdiri dari Pesanan Kerajaan (untuk bekalan barang dan perkhidmatan), atau Inden (untuk kerja bangunan atau sivil). Boleh juga jadi LO atau SST bergantung kepada jenis kontrak.

untuk pasaran swasta, selalunya mereka keluarkan PO sahaja.

bagi pemilik projek persendirian atau individu seperti tuan rumah, memang tiadalah PO ni, maka minta saja mereka sain sebutharga atau kontrak.

3. Bila dapat kerja, selalunya dokumen wajib yang mesti ada dalam SOP kita adalah dokumen serah kerja. Selain dari itu, bergantung kepada jenis kerja, kena ada dokumen laporan bagi kerja yang melibatkan pengukuran teknikal seperti ukuran tekanan gas, aliran elektrik dll.

4. Selain dari dokumen PO, Serah Kerja, Laporan – kontraktor kena tanya pemilik kerja apa lagi dokumen yang mesti kontraktor sediakan. Jangan andaikan tak perlu sebab nanti kena ada banyak kerja.

Bayangkan bila kerja dah siap semua, tetiba pemilik kata dia nak laporan makmal untuk kiub konkrit, site diari, log book, ujian pengukuran meter, atau gambar sebelum dan semasa perlaksanaan.

Rajin bertanya tentang dokumen projek.

5. Bila nak tuntut bayaran, tak kiralah bayaran pendahuluan ke, progres ke, bayaran akhir atau bayaran pelepasan jaminan, kita kena keluarkan invois.

Invois ini adalah dokumen kewangan.

Selain dari invois, banyak lagi dokumen kewangan yang kita perlu tahu – nama dokumen, untuk apa, untuk siapa, bila, mengapa, dan bagaimana.

Antara dokumen kewangan yang kontraktor wajib tahu adalah

bil, innvois atau proforma invois

bil belanja dari pembekal

resit bayaran untuk pelanggan

payment voucher utk sokong pengeluaran wang

nota debit atau kredit

bil2 atau senarai perbelanjaan secara berkelompok seperti gaji dan caruman

pinjaman HP, leasing, kontrak, depositdan banyak lagi.

Mahanom Mohammad